Waarvoor hebben we je persoonsgegevens nodig?
In het onderwijs gebruiken we persoonsgegevens voor verschillende doelstellingen.
Onderwijsorganisatie en leerlingenadministratie
Wat houdt dit in?
In het kader van de organisatie van het onderwijs verwerken wij een aantal gegevens van de leerling en de ouders. We gebruiken deze gegevens onder andere voor:
- het aanleggen van een leerlingenbestand ten behoeve van de organisatie van het onderwijs;
- het verstrekken van leermiddelen;
- het registreren van studievoortgang, toets- en examenresultaten en de deliberatieresultaten;
- het uitreiken van getuigschriften en diploma’s;
- het berekenen, factureren en innen van verschuldigde bedragen (financieel beheer);
- het communiceren met leerlingen en ouders;
- het behandelen van geschillen;
- het opvolgen van oud-leerlingen;
De persoonsgegevens die wij ontvangen in het kader van de onderwijsorganisatie en leerlingenadministratie worden verder ook verwerkt voor statistische doeleinden. In het bijzonder om de kwaliteit van onze onderwijsactiviteiten te analyseren en te bewaken.
Welke categorieën van persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verzamelen en verwerken de volgende types van gegevens:
- identificatiegegevens (zoals naam, adres, telefoonnummer, identiteitskaartnummer, paspoortnummer, INSZ-nummer, pasfoto, persoonlijk emailadres, Leer-ID);
- persoonlijke kenmerken (zoals leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteland en –plaats, burgerlijke staat, nationaliteit);
- opleiding en vorming (overzicht van het reeds gevolgde onderwijstraject, evaluaties waaronder huiswerk- toets- en examenresultaten, getuigschriften);
- financiële gegevens (zoals bankrekeningnummer of domiciliëring voor facturatie);
- gegevens die je voorrang kunnen geven bij inschrijving of extra subsidiëring voor de school kunnen betekenen (Participatietoeslag, broers of zussen op school, Nederlandstalig studiebewijs ouders, opleidingsniveau moeder, werkadres ouders);
- gegevens betreffende de gezondheid indien dit vereist is voor je studie en/of stage-activiteiten;
- aan- of afwezigheden op school;
- gegevens die mogen worden gebruikt om jou of je ouders te contacteren (zoals- mobiele telefoon, mailadres) of gegevens van de door jou opgegeven personen die mogen worden gecontacteerd ingeval van nood;
Hoe verzamelen we deze gegevens?
Deze gegevens worden opgevraagd bij het begin van je inschrijving (of via de aanmeldingsprocedure) op onze school. Andere gegevens worden verzameld tijdens de periode dat jij ingeschreven bent op school. Sommige administratieve gegevens kunnen we ook verkrijgen vanuit je vorige school, het Agentschap voor onderwijsdiensten of vanuit het CLB waar de school mee samenwerkt.
Wat is de rechtmatigheid om deze gegevens te gebruiken?
We vragen deze gegevens op omdat:
- jij en je ouders een overeenkomst hebben met de school. Door ondertekening van het pedagogisch project en het schoolreglement gaan jij en je ouders akkoord dat de school de taak op zich neemt om je onderwijs te geven, te evalueren, een diploma of getuigschrift uit te reiken.
- De school deze gegevens nodig heeft om haar wettelijke verplichtingen te vervullen:
- In het decreet basisonderwijs (hoofdstuk IV ‘leerlingen in het basisonderwijs’ wat betreft aanmeldingen en inschrijvingen van leerlingen, artikel 78 i.v.m. de leerlingenkenmerken, artikel 44 bis, gebruik van gevalideerde toetsen voor interne kwaliteitszorg, artikel 53 en verder i.v.m. bereiken van eindtermen, Artikel 22 i.v.m. controle op regelmatige aanwezigheid, artikel 31 overdracht schoolgegevens tussen onderwijsinstellingen)
- In de codex secundair onderwijs (art. 111 en volgende van het besluit van 17 december 2010 houdende de codificatie betreffende het secundair onderwijs, artikel 123/6 i.v.m. overdracht schoolgegevens tussen onderwijsinstellingen, artikel 115/8 en volgende i.v.m. de Vlaamse toetsen.
Met wie delen we deze gegevens?
De medewerkers die effectief toegang nodig hebben voor de uitoefening van hun taken, krijgen toegang tot je gegevens. Deze personen handelen onder ons toezicht en onze verantwoordelijkheid.
Administratieve gegevens worden uitgewisseld met diensten van departement onderwijs en CLB. Dit om te voldoen aan de decretale verplichtingen die op de scholen rust.
Bij schoolverandering kan de school bepaalde gegevens vanuit de voorgaande school ontvangen zoals geregeld in de onderwijswetgeving.
In het kader van georganiseerd leerlingenvervoer worden deze gegevens ook uitgewisseld met De Lijn. (enkel opnemen als er leerlingenvervoer voor buitengewoon onderwijs is)
In het kader van geschillen kunnen we deze gegevens delen met ondersteunende partijen, bv. raadsman van de school.
Hoe lang bewaren we deze gegevens?
Voor het bewaren van deze gegevens baseren we ons op de vastgestelde bewaartermijnen die terug te vinden zijn in de documenten ‘Bewaartermijn van Leerlinggebonden documenten’ (Bao/2005/03) en (SO/2003/02) die door de overheid hiervoor is vastgelegd.
Andere gegevens houden we maximaal 2 jaar bij nadat je de school hebt verlaten.
Daarna worden ze verwijderd, geanonimiseerd of gearchiveerd conform de geldende regelgevingen.
Leerlingbegeleiding
Wat houdt dit in?
Als school bieden wij een kwaliteitsvolle leerlingbegeleiding aan. Deze begeleiding heeft tot doel het bevorderen van je totale ontwikkeling, het verhogen van je welbevinden, het voorkomen van vroegtijdig schoolverlaten en het creëren van meer gelijke onderwijskansen. Op die manier draagt het bij tot het functioneren van jou in de schoolse én maatschappelijke context. Deze leerlingbegeleiding situeert zich op vier verschillende domeinen:
- je begeleiden in je onderwijsloopbaan en studiekeuze;
- het leren en studeren;
- hoe je psychisch en sociaal functioneert in de klas en school;
- welke preventieve gezondheidsmaatregelen jij nodig hebt.
We houden bepaalde gegevens bij in je leerlingendossier of het leerlingenvolgsysteem (LVS). Het gaat daarbij om gegevens die noodzakelijk zijn om je goed te kunnen begeleiden en die van invloed kunnen zijn op allerlei vlakken. Dit kunnen bijvoorbeeld gegevens zijn hoe we je kunnen helpen met lezen, schrijven of rekenen als jij daar problemen mee hebt. Maar het kan ook gaan over je houding in de klas, een ruzie die je maakte met andere leerlingen of omdat je thuis een moeilijke periode doormaakt. Daarnaast kan het zijn dat jij het moeilijk hebt om je aan bepaalde regels van het schoolreglement te houden bijvoorbeeld door medeleerlingen te pesten. In het kader van dit ‘grensoverschrijdend gedrag’ verzamelen wij persoonsgegevens van alle personen die bij het aangekaarte gedrag betrokken zijn.
Welke categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt?
Wij verzamelen en verwerken de volgende types van gegevens, die ook zogenaamde gevoelige gegevens kunnen omvatten:
- Identificatiegegevens (zoals je naam, adres, telefoonnummer);
- persoonlijke kenmerken (zoals leeftijd, geslacht, geboortedatum, burgerlijke staat van ouders);
- opleiding en vorming;
- migratieachtergrond (nationaliteit);
- samenstelling gezin;
- gegevens betreffende de gezondheid en mentaal welbevinden;
- gegevens betreffende filosofisch of religieuze opvattingen;
- leefgewoonten (zoals bijzonderheden betreffende het verbruik van goederen of diensten, gedrag van de betrokkene of zijn familie);
- vrije tijdsbesteding;
- woningkenmerken van het individu of zijn familie;
- beroep en betrekking van het individu of zijn familie;
Hoe verzamelen we deze gegevens?
Deze gegevens worden door jou of je ouders aan de school gegeven bij het begin van je inschrijving op onze school of worden verzameld tijdens de periode dat jij school op de school ingeschreven bent. Sommige gegevens kunnen we ook verkrijgen vanuit je vorige school, het CLB of het leersteuncentrum dat je gaat ondersteunen en worden gebruikt om je optimaal verder te begeleiden.
Wat is de rechtmatigheid om deze gegevens te gebruiken?
Leerlingenbegeleiding is decretaal vastgelegd in volgende decreten:
- Decreet basisonderwijs, artikel 47bis en volgende;
- Codex secundair onderwijs, artikel 123/21 en volgende;
- Decreet betreffende de leerlingenbegeleiding in het basisonderwijs, het secundair onderwijs en de centra voor leerlingenbegeleiding;
- Decreet over leersteun;
Omdat jij en je ouders een overeenkomst hebben met de school. Door ondertekening van het pedagogisch project en het schoolreglement gaan jij en je ouders akkoord dat de school de taak op zich neemt om je te begeleiden.
Met wie delen we deze gegevens?
De medewerkers die toegang effectief nodig hebben voor de uitoefening van hun taken, krijgen toegang tot je gegevens. Deze personen handelen onder ons toezicht en onze verantwoordelijkheid.
Kwaliteitsvolle leerlingenbegeleiding doen we echter niet alleen. Daarom doen we een beroep op externe partners die ons daarbij helpen. Met hen kunnen we dan ook je leerling-gegevens uitwisselen. Deze partners zijn in hoofdzaak:
- Centrum voor Leerlingenbegeleiding (CLB) Vrij CLB regio Gent, Halvemaanstraat 96, 9040 Sint-Amandsberg;
- Het leersteuncentrum voor leerlingen met een GC-, IAC-, of OV4-verslag: Leersteuncentrum Divergent, Tentoonstellingslaan 2, 9000 Gent
- externe hulpverleners (bv. logopedisten) en dit op uitdrukkelijke vraag van jou of je ouders;
We dragen gegevens over aan de nieuwe school om je begeleiding verder te zetten en dit volgens de specificaties van de onderwijswetgeving. Gegevens i.v.m. tucht zullen nooit aan de andere school overgedragen worden.
Enkel indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, zullen je persoonsgegevens worden verstrekt aan politie- en onderzoeksdiensten en het gerecht.
Hoe lang bewaren we deze gegevens?
We bewaren deze gegevens maximaal 2 jaar nadat je onze school verlaten hebt.
De persoonsgegevens die wij ontvangen kunnen verder ook verwerkt worden voor statistische doeleinden. In het bijzonder om de kwaliteit van onze onderwijsactiviteiten te analyseren en te bewaken.
Personeelsrecrutering
Wat houdt dit in?
We verzamelen je persoonsgegevens wanneer jij spontaan je CV opstuurt of solliciteert op een vacature. Daarnaast kunnen wij je persoonsgegevens ook verzamelen bij derden, zoals andere schoolbesturen in de scholengemeenschap. Na ontvangst van je sollicitatie kunnen wij ook gegevens over jou verzamelen tijdens sollicitatiegesprekken en middels vragenlijsten waarmee wij nadere informatie over je kwalificaties, vaardigheden, ervaring en arbeidsverleden verkrijgen.
Welke categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt?
De volgende persoonsgegevens worden verwerkt:
- Identificatiegegevens (zoals naam, adres, telefoonnummer);
- Gedragsgegevens en persoonlijke kenmerken (zoals leeftijd, geslacht, geboortedatum, burgerlijke staat, vaardigheden);
- opleiding en vorming;
- Beroepsgegevens (zoals eerdere werkervaring)
- Gerechtelijke gegevens (Indien er een wettelijke verplichting is om een uittreksel -model 2- uit het strafregister voor te leggen). Indien je dit niet kan voorleggen kan je niet aangeworven worden in het onderwijs.
Wat is de rechtmatigheid om deze gegevens te gebruiken?
Wij verzamelen je persoonsgegevens voor het nemen van alle noodzakelijke stappen alvorens een overeenkomst met jou aan te gaan en om te voldoen aan overige wettelijke verplichtingen die op ons rusten in het kader van de sollicitatieprocedure, zoals op grond van wetgeving die het bieden van gelijke kansen garandeert. Om deze redenen kunnen wij ook bijzondere categorieën gegevens verzamelen, met name ten aanzien van je gezondheid (of je bijzondere behoeften hebt), voor zover deze informatie voor een bepaalde functie relevant is en valt binnen de wettelijk vastgestelde beperkingen, zoals op grond van het arbeidsrecht en het sociale zekerheidsrecht.
Je bent verplicht deze gegevens te verstrekken; indien je je persoonsgegevens niet verstrekt, zijn wij helaas niet in staat de sollicitatieprocedure naar behoren op te starten, uit te voeren en aan te sturen.
Met wie delen we deze gegevens?
Sollicitatiegegevens worden verwerkt binnen het schoolbestuur. Je gegevens kunnen door alle scholen van het schoolbestuur gebruikt worden in het kader van een wervingsreserve.
Hoe lang bewaren we deze gegevens?
Je gegevens worden bewaard gedurende de sollicitatieprocedure en voor een periode van 24 aangenomen en wij een dienstverband met je zullen aangaan.
Personeelsbeheer
Wat houdt dit in?
Wij verzamelen je persoonsgegevens om – in brede zin van het woord – uitvoering te kunnen geven aan de arbeidsovereenkomst die het schoolbestuur met jou gesloten heeft. Verwerking gebeuren hoofdzakelijk voor:
- Personeelsadministratie;
- Loonadministratie;
- Personeelsbeheer;
- Ziekteregistratie;
- Schoolorganisatie;
- Geschillenbehandeling;
- de naleving van andere (sociale) wet- en regelgeving.
Welke categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt?
- Identificatiegegevens (zoals naam, adres, telefoonnummer);
- Gedragsgegevens en persoonlijke kenmerken (zoals leeftijd, geslacht, geboortedatum, burgerlijke staat, vaardigheden);
- opleiding en vorming (zoals diploma’s en getuigschriften);
- Beroepsgegevens (zoals werkervaring)
- Gerechtelijke gegevens (Indien er een wettelijke verplichting is om een uittreksel -model 2- uit het strafregister voor te leggen). Indien je dit niet kan voorleggen kan je niet aangeworven worden in het onderwijs;
- Gegevens betreffende gezondheid (zoals bij ongeval of ziekte);
- Opdrachten
- Functionerings- en evaluatiegegevens;
- Verslagen van de beoordeling;
Wat is de rechtmatigheid om deze gegevens te gebruiken?
We gebruiken deze gegevens om uitvoering te geven aan de arbeidsovereenkomst die we met jou gesloten hebben.
Om de wettelijke verplichting die op schoolbesturen rust te voldoen. Met name artikel 23bis §17 van het Decreet betreffende rechtspositie van sommige personeelsleden van het gesubsidieerd onderwijs en om te voldoen aan de sociale wet- en regelgeving.
Met wie delen we deze gegevens?
De medewerkers die toegang effectief nodig hebben voor de uitoefening van hun taken in het kader van personeelsbeheer, krijgen toegang tot je gegevens. Deze personen handelen onder ons toezicht en onze verantwoordelijkheid.
Met de andere schoolbesturen binnen de scholengemeenschap wisselen we persoonsgegevens uit in het kader van onze wettelijke verplichting in verband met tijdelijke aanstelling en benoeming.
Departement onderwijs voor de loonadministratie van het gesubsidieerd personeel.
Het sociaal secretariaat voor de loonadministratie van andere personeelsleden.
Externe dienst voor preventie en bescherming op het werk voor wat betreft welzijnswetgeving.
Hoe lang bewaren we deze gegevens?
Je gegevens worden bewaard zolang je in dienst bent binnen het schoolbestuur en noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze verzameld werden of zolang relevante wet- of regelgeving dat voorschrijft.
Cookies op onze website
De website van onze school gebruikt cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op je apparaat worden opgeslagen. Meer informatie hieromtrent kan u vinden in onze cookieverklaring.
Netwerk van de school
Je kunt als leerling gebruik maken van het (draadloos) netwerk van onze school. Wanneer je dit doet, worden volgende gegevens verzameld: het ID waarmee jij je aanmeldt (bijvoorbeeld je gebruikersnaam of leerling-nummer), het MAC-adres ter identificatie van je toestel en je surfgedrag (zoals het type informatie dat u zoekt en de voorkeuren voor bepaalde websites).
Wij verzamelen deze gegevens vanuit het gerechtvaardigd belang om eventueel misbruik van het netwerk te voorkomen. Mochten er illegale activiteiten plaatsvinden vanuit ons netwerk, dan kunnen we de toegang blokkeren voor het ID waarmee werd aangemeld op het netwerk.
Deze gegevens worden in principe niet met anderen gedeeld, tenzij er op illegale wijze gebruik wordt gemaakt van het netwerk, of daartoe vermoedens. In dat geval kunnen de gegevens worden doorgegeven aan de gerechtelijke overheden en desgevallend onze professionele raadgevers.
Andere verwerkingen
Soms kan het gebeuren dat de school een specifieke verwerking van persoonsgegevens doet buiten de leerlingen- en personeelsadministratie of de leerlingenbegeleiding om. Voor deze specifieke verwerkingen zullen wij je steeds informeren en waar nodig toestemming vragen. Zo zal de school toestemming aan jou of je ouders vragen voor het specifieke gebruik van foto’s waar jij herkenbaar op staat (bijvoorbeeld indien we dit beeldmateriaal willen publiceren op de website), of wij vragen je toestemming om een adressenlijst te verspreiden binnen de ouders van de klas.
